董办工作和党办、总办有哪些不同？

知风云：三个都叫做“办公室”的企业职能组织，有哪些基本功能和工作重点的不同？特别是董事会办公室，作为支撑公司治理的关键平台，怎么才能演好自己的角色，找到独有的价值空间呢？

 

 

作者|知本咨询治理管控研究院

责编|亿亿 编辑|阿苓

对于很多公司，历史上是先有总经理办公室，再有党委办公室，最近才有董事会办公室。

三个办公室，总办、党办、董办，到底怎么办？

这个话题是很多企业朋友关心，并力求找到最佳答案。

显然，最终的答案，肯定不是一个。优秀经验肯定万紫千红、色彩斑斓。

我们要用些时间来讨论的，是这三个都叫做“办公室”的企业职能组织，有哪些基本功能和工作重点的不同？特别是董事会办公室，作为支撑公司治理的关键平台，怎么才能演好自己的角色，找到独有的价值空间呢？

办公室三件事：办文、办会、办事

做过办公室工作的朋友，都对办文、办会、办事三个词非常熟悉，因为这是长期以来对办公室工作最集中、最概括、最形象的总结了。

首先是办文。

无论是企业，还是机关事业单位，组织的规范高低，都是从文件开始的。部门的文件、公司的文件、上级单位的文件，纵向传递的文件、横向流转的文件、上下左右的文件，这些纸张不仅代表着信息内容传递，更是权利分布、业务逻辑、管理分工的载体。

办公室就是全公司文件的中枢神经，某种程度上说是管理组织流程平稳运行的中继站。

文件质量的高低、文件周转的快慢、文件落实的好坏，都是办公室义不容辞的考核KPI。

其次是办会。

我们反对文山会海，但是一家企业的经营管理流程、核心业务决策、关键管理意图传达，都需要通过会议形式来完成。

办公室的水平，就在于自己组织和安排的会议，可以做到清晰明快、内容充实、结果可靠、效率上乘，并且内部不打仗、相互不冲突，让公司领导可以在一个无感的状态下完成复杂的会议内容。

第三是办事。

有的朋友讲，一个好的办公室主任，应该是八面玲珑的，社交沟通能力突出，可以帮助企业和决策层处理大量的事务性工作，同时对接好公司各方面的利益相关者，使得整合企业内外的人员都满意、都高兴。

办事是一个非常形象的概括，它是对企业内外部复杂沟通安排工作的总称，并不是简单指要干什么领导个人的事情。

对于办公室办文、办会、办事这三件核心职责，董办、党办、总办都紧密关联，这不过由于功能划分，不同的领域专业特色有所不同。

董事会办公室，作为董事会秘书领导，对公司董事会进行全面保证支撑的内设机构，办文、办会、办事的具体边界和重点工作，有自己的核心逻辑。

董办怎么办会？

董办要办的会，很关键，那就是董事会的各种会议。

董事会定战略、作决策、防风险，所有功能的落实都是依靠一人一票集体决策，形成决议而完成。

所以，董办的第一件核心工作，就是把董事会各种会议安排好、组织好、落实好。

有哪些会议需要董办办好呢？

简单来说，有六种：

• 董事会正式会议或者股东会会议。这里就包括了现场会议、线上会议等形式。
• 董事会专门委员会会议。根据各个专门委员会议事规则，每一年内召开的专门委员会会议。
• 董事会成员之间的沟通性会议。比方说外部董事与董事长就专项议题的沟通会，一些企业推动的董事会会议前沟通会，以及需要组织的外部董事内部沟通会等。
• 董事会成员与经理层或部门层沟通会议。在外部董事调研、考察、论证、质询过程中需要召开的与经理层或者其他相关人员的会议。
• 涉及股东单位或子企业董事会的沟通汇报会议。在职责范围内，本公司及董事会成员向股东报告治理情况，听取子企业董事会报告述职的会议。
• 其他有利于董事会职能作用发挥的会议。

办好各种类型的董事会会议，是董办的第一职责。完成好这项工作并不轻松。

在丰富办会经验的办公室成员那里，您一定能听到成功办会的一套基本法则：

第一是会前准备要好；

第二是会议服务要精；

第三十会后总结要实。

这就充分说明了办会的流程拿捏非常关键，只要把每个核心流程环节的质量都提高，最终的会议效果才会达到优秀。

董事会的这些会议，无论正式的决策会议还是沟通性的研讨会议，责任更大，所以董事会会议流程管理显得更为突出。

知本咨询经过对很多优秀企业实践的研究和总结，提出“董事会议全生命周期管理”的基本方法，可以为董办办会提供有效指引。今后我们会在文章中专门讨论这套方法。

董办如何办文？

一家公司里面，涉及的文件类型纷繁多样，办公室都要负责组织好、处理好、审核好。

董办的文件工作，范围不宽，但是专业较深，显现出较高的专业性。

对于董办来说，涉及的专业文件有哪些呢？

其实不多，有五类，我们简单列举一下：

• 各类需审议的议案。
• 会议记录和会议纪要。
• 董事会相关的制度和政策。
• 通知、联络函等信息交互文件。
• 专题报告等总结性文件。

在这些文件类型中，质量要求最高、工作责任最大、耗费资源最多的，就是各类需审议的议案。

董办的办文，与一般办公室相比，最突出的业务特色，就是对议案的管理和质量控制。

董事会议案的产生，是从提案阶段开始的。按照《公司法》规定，可以由多个主体提出议案。

这些提案汇总到董办，就正式进入了议案管理的边界。议案写的是不是规范？议案的内容是不是合规？议案的资料是不是完备？议案的前期意见征集是不是到位？

所有这些问题，需要董办工作人员一项一项核对检查，最终通过审核，才能够成为提交董事会相关会议讨论的内容。

董事会议案管理，怎么才能做到优秀呢？

知本咨询提出“董事会议案全要素管理”的方法。（未来单独介绍）

所谓全要素，就包括了一个议案中必须重点关注和核对的各种基本内容。董事会议案的类型有不少，投资类议案、制度类议案、战略类议案、风险控制类议案，每种类型的议案，涉及的关键要素都有所不同，所以在起草、审核、确认过程中，要根据要素列表，逐项核对和管理。

董办要办什么事？

董事会是公司核心决策机构，董事会成员是企业高层领导岗位，董办作为这样组织的支撑平台，起到联通器的关键作用。

做好这个联通器，就是董办要办好的关键事情。

董办需要和公司治理主体的各类主角建立紧密和良好的互动关系。

首先是服务好董事长，完成好董事长的治理战略部署，同时为公司治理出谋划策。

其次是当好董事会内部各位董事的联络员，特别是对公司外部董事，全力做好支撑服务，成为董事会的腿、眼、嘴。

第三是将董事会工作和公司其他治理决策主体有效贯通起来，将党组织工作、经理层工作、职工民主管理工作、监督体系工作融入到一起。

第四是作为公司治理的代表，对上与股东单位保持良好互动，对外与各类媒体、社会投资者、公众保持沟通。

做好这些治理主体的支撑和服务工作，核心目的只有一个，那就是构建“公司治理良好的文化氛围”。只有气氛好了，文化对了，治理体系才能更好发挥其效能。

董办要办好这件事，我们建议采取“治理氛围塑造管理”方法，通过立体逻辑，持之以恒的推动董事会工作上台阶。

事不过三。

一个人要成功，有目标、有努力、有坚持三个特长就基本足够。

一个学生要优秀，有语文、数学、外语三科保障就基本放心。

一个董办要出色，能够做好特色的“办会、办文、办事”这三项工作就基本OK。

办会，请用好“董事会全生命周期管理”。

办文，请用好“议案全要素管理”。

办事，请用好“治理氛围塑造管理”。

细节放送，即将登场。